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Schmerzpunkte bei der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben

Workshop für kleine Kommunen (Größenklassen 6 und 7)

Im Rahmen des KGSt®-Innovationszirkels "Kleine Kommunen", den Elke Grossenbacher in der KGSt verantwortet, fand am 10. Juni 2021 eine Sondersitzung statt. Themenschwerpunkt war das "Big Picture Digitalisierung".

Unter der Moderation von Henrik Hahn und Matthias Hörmeyer war die Leitfrage des Workshops: "Was sind die Schmerzpunkte bei der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben in kleineren Kommunen (bis 25 000 Einwohnerinnen und Einwohner)?". Dem Treffen war eine schriftliche Umfrage an die Mitglieder des Innovationszirkels "Kleine Kommunen" und der aktuellen Vergleichsringe für kleine Kommunen vorausgegangen.

Den Auftakt des Workshops machte Volker Scharfen mit einem Impuls zur Digitalisierung in kleineren Kommunen. Kernaussage des Vortrags war, dass Digitalisierung auch in kleineren Kommunen nur mit einem klar an Bedarfen orientierten Zielbild wirkungsvoll gestaltet werden kann. Anschließend wurden die Ergebnisse der Vorab-Umfrage vorgestellt und sukzessive in großer Runde diskutiert. Folgende Themen wurden besprochen:

Fehlende personelle und finanzielle Ressourcen: Ein wesentlicher Schmerzpunkt bei der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben in kleineren Kommunen sind mangelnde personelle Ressourcen in Zusammenhang mit fehlendem Fachwissen bzw. fehlender Erfahrung im Kontext Digitalisierung. Hier bietet sich insbesondere eine interkommunale Zusammenarbeit, auch kreisübergreifend, an, um Ressourcen zu bündeln, voneinander zu lernen und Leuchtturmprojekte in die Breite zu tragen. Außerdem gilt es, gerade finanzielle Risiken transparent zu machen und die lokale Politik in Hinblick auf Kosten für Digitalisierungsvorhaben zu sensibilisieren.

Geringe Veränderungsbereitschaft: Als weiterer wesentlicher Schmerzpunkt wurde eine geringe Veränderungsbereitschaft der Mitarbeitenden auf allen Ebenen einer Kommune diskutiert. Als Erfolgsfaktor in diesem Zusammenhang wurde insbesondere eine stringente Kommunikationsstrategie genannt, die alle Mitarbeitenden einbezieht und den Fokus auf Meilensteine und Erfolge legt. Außerdem ist es notwendig, digitale Denkweisen, wie z. B. das Freimachen von bekannten Arbeitsweisen und Strukturen, zu fördern.

Vorgehensweise bei Digitalisierungsvorhaben: Bei der konkreten Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben zeigen sich laut den Teilnehmenden insbesondere in den Bereichen Digitalisierungsstrategie, Prozess- und Projektmanagement Schmerzpunkte. Als Lösungsvorschlag wurde das "Shared Service"-Prinzip diskutiert, z. B. die Zusammenlegung von Bauhöfen mit einem gemeinsamen kaufmännischen Management oder die kommunenübergreifende Bündelung von Backoffice-Tätigkeiten im Bürgerbüro.

Der Workshop verdeutlichte, dass gerade die (Digitalisierungs-)Strategie und das Prozessdenken in kleinen Kommunen in Zukunft eine wichtige Rolle spielen werden. Daher braucht es insbesondere zu diesen beiden Themen einen starken Austausch und eine gute Zusammenarbeit. Für unsere Mitglieder bleiben wir als KGSt am Ball und bieten Ihnen in Zukunft weitere Hilfestellungen.

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